Controle de Entrada e Saída de Pessoas pela Portaria

Portaria

É o principal ponto de segurança do condomínio, pois por ela circulam todas as pessoas, materiais e veículos que entram ou saem deste, de forma regular.

O porteiro/vigia tem por função normal controlar essa circulação através da identificação de pessoas, funcionários do condomínio, empregados de condôminos, visitantes, entregadores de serviço, entrada e saída de veículos e conferência de mercadorias deixadas na portaria.

Para isto, cada condomínio deve adotar suas normas de procedimento a fim de que atenda às suas peculiaridades, propiciando as condições mínimas de trabalho aos funcionários da portaria, principalmente no tocante a segurança, equipamentos adequados ao serviço, iluminação, e outros de acordo com as características do condomínio.

Verificaremos alguns itens a serem seguidos na atuação em Portarias, porém tais regras podem ser acrescidas por tantas outras quanto forem necessárias:

Identificação de visitantes:

● Faça a identificação visual da pessoa;

● Cumprimente-a (bom-dia, boa-tarde, boa-noite);

● Solicite, com educação, um documento com foto para conferir seus dados completos;

● Mantenha os portões fechados;

● Os visitantes devem aguardar do lado de fora do condomínio ou em um local reservado para isto;

● Entre em contato com o morador informando-o sobre a presença do visitante e da conveniência de sua entrada ou não;

● Em caso de dúvida por parte do condômino, solicite sua presença junto à portaria a fim de identificar o visitante pessoalmente ou através do sistema de CFTV ligado ao apartamento;

● Sendo autorizada sua entrada, anote os dados da pessoa, em livro próprio, e devolva seu documento, agradecendo;

● Entregue à pessoa o crachá de identificação ou autorização, caso seja norma do condomínio;

● Indique ou peça que algum funcionário do condomínio conduza a pessoa ao local ou residência do condômino;

● Na saída, recolha o crachá ou a autorização com a devida assinatura do visitado.

Identificação de prestadores de serviços:

● Faça a identificação visual da pessoa;

● Cumprimente-a (bom-dia, boa-tarde, boa-noite);

● Peça, com educação, um documento com foto para conferir seus dados completos, solicite, também, seu documento funcional ou crachá de identificação da empresa em que trabalha;

● Mantenha os portões fechados;

● A pessoa deverá aguardar do lado de fora do condomínio ou em local apropriado;

● Contate o condômino para verificar se o prestador de serviço é esperado;

● Caso haja dúvida sobre a presença do prestador de serviço, solicite a presença do condômino até a portaria para identificá-lo pessoalmente ou através do sistema de CFTV ligado ao apartamento;

● Sendo autorizada a entrada da pessoa, anote seus dados em livro próprio, registrando o horário de entrada e saída, devolva-lhe os documentos, agradecendo;

● Entregue o crachá de identificação de prestador de serviço ou uma autorização de entrada;

● Peça que algum funcionário do condomínio o acompanhe até o local do serviço ou à residência do condômino;

● Na saída, recolha o crachá ou a autorização devidamente assinada pelo condômino;

● O condomínio deverá ter um horário predeterminado para a autorização de entrada de prestadores de serviço, evitando-se os horários noturnos.

Identificação de entregadores de mercadoria (encomendas, pizzas, flores, presentes ou outros objetos):

● Faça a identificação visual da pessoa;

● Cumprimente-a (bom-dia, boa-tarde, boa-noite);

● Mantenha os portões fechados;

● A pessoa deverá aguardar do lado de fora do condomínio ou em local reservado para isto, devendo ser tratada à distância, pois é prática comum infratores da lei inventarem uma entrega fictícia;

● Avise o condômino, solicitando sua presença ou de algum funcionário seu na portaria a fim de pegar a encomenda;

● Jamais permita que o entregador leve pessoalmente a encomenda até a residência;

● Caso o material venha acompanhado de Nota Fiscal, receba e assine o recibo;

● Na ausência do condômino, receba e guarde para posteriormente ser retirada pelo morador ou entregue por um funcionário.

Controle de entrada e saída de prestadores de serviço por empresas de
terceirização de mão de obra:

● Solicite ao funcionário o seu crachá ou documento de identificação da empresa, conferindo com a relação que possua na portaria;

● Entregue o crachá de identificação do condomínio como prestador de serviços;

● Anote seus dados em livro próprio, registrando o horário de entrada e saída;

● Na saída, recolha o crachá de identificação.

Controle de entrada e saída de veículos:

A identificação de todos os veículos que queiram entrar no condomínio é obrigação e dever do porteiro, vigia, vigilante, garagista ou zelador. Portanto, devem seguir as normas abaixo relacionadas:

● Jamais abra os portões sem antes ter certeza de que o veículo pertence a morador e que este se encontra em seu interior (ver quem é para depois abrir o portão);

● Faça inspeção visual na pessoa e no veículo;

● Nunca abra o portão da garagem a veículos e pessoas estranhas ao condomínio, inclusive não se deixe impressionar com veículos novos (de luxo) ou importados que apontem em direção da garagem;

● Antes de abrir o portão da garagem, verifique se não há risco de intrusão de alguma pessoa estranha junto com o veículo;

● Preste atenção quando o motorista estiver acompanhado por pessoas estranhas ou em atitudes suspeitas. Observe possíveis sinais de alerta por parte do motorista, pois o condômino poderá estar sob ameaça de assaltante;

● Nenhum veículo deve sair do condomínio quando o proprietário não estiver junto ou sem sua autorização expressa, principalmente quando se tratar de menor ou desconhecidos.

Em casos de veículos que venham entregar encomendas no interior do condomínio ou mudanças, além do descrito anteriormente deve-se:

● Solicitar documentação do motorista e dos ajudantes, quando houver, a fim de anotá-la em livro próprio;

● Em mudanças ou transporte de qualquer mobiliário deve-se entrar em contato com o condômino a fim de que seja certificado se realmente há sua autorização e que todo o material retirado é o determinado;

● Em mudanças, quando o condômino estiver ausente, somente deixe que o veículo seja carregado quando houver autorização por escrito por parte do morador;

● O zelador ou outro funcionário determinado pelo síndico deverá acompanhar qualquer tipo de carga ou descarga no interior do condomínio;

● Verificar se todos que entraram com o veículo estão nele saindo e/ou se alguém foi autorizado a permanecer no condomínio;

● Caso perceba alguma irregularidade, retenha o veículo e acione seu superior imediato ou, se for o caso, a Polícia;

● Para a realização de mudanças deve ser seguido o estabelecido na convenção do condomínio, sendo viável que esta não ocorra no período noturno.

Garagens:

Sem dúvida alguma, em se falando de proteção, a garagem é um dos pontos mais vulneráveis dos conjuntos residenciais ou de maior indisciplina e até descaso por parte dos moradores, pois estes não tomam as devidas cautelas ao entrar ou sair do condomínio, ou então deixam de seguir as orientações preconizadas em Assembleias de Condôminos.

Por este motivo, é importante construir eclusas, ou seja, dois portões acionados eletronicamente que confinem o veículo entre si, de modo que uma delas se abra somente quando a outra estiver fechada, podendo ser acionadas pela portaria ou pelo próprio condômino, evitando-se, assim, a entrada do meliante “carona”, isto é, aquele que espera o carro entrar e aproveita a porta ainda aberta para adentrar ao condomínio e praticar, posteriormente, seus atos criminosos.

Aliado a isto, deve-se utilizar um sistema que muito se tem destacado pela sua praticidade, é aquele em que cada morador tem um controle remoto acionando o portão automático para entrar e sair da garagem sem a ação da portaria. Caso não seja possível adotar esses sistemas, torna-se necessária a contratação de garagista para controlar o acesso de veículos. Além disso, toda garagem deve possuir espelhos convexos que facilitem a visualização de porteiros ou garagistas.

Controle de entrada e saída de materiais:

Quando o material for deixado na portaria, o funcionário deverá tomar a seguinte atitude:

● Fazer inspeção visual na pessoa e no material;

● Verificar seu conteúdo sem, no entanto, abri-lo;

● Anotar os dados do portador, do remetente e residência do destinatário;

● Anotar a data e a hora da entrega em livro próprio;

● Conferir o material juntamente com a Nota Fiscal;

● Não autorizar a saída de pessoas estranhas ao condomínio que estejam de posse de objetos ou pacotes sem obter prévia autorização do condômino;

● Não entregar chaves, objetos ou pacotes de moradores a pessoas estranhas sem autorização expressa;

● Revistar bolsas e sacolas de funcionários e prestadores de serviço, quando o Estatuto ou Regimento Interno do Condomínio assim determinar.